Embora reuniões sejam importantes para ajudar na comunicação entre as pessoas da empresa, elas podem facilmente se tornar enfadonhas e um fardo no dia a dia de trabalho da equipe, principalmente quando são muito longas, pouco produtivas e consomem um volume alto de horas/trabalho na semana.

Ao mesmo tempo, organizar o sistema de reuniões é uma tarefa bem difícil e muitas vezes negligenciada pelas empresas, pois espera-se que as pessoas, principalmente os gerentes, saibam fazer isso. Mas no geral não é o que acontece, as pessoas aparecem nas reuniões e não enxergam valor, ficam dispersas, muitas vezes marcam reuniões que poderiam ser resolvidas com uma mensagem, ou email, entre outras coisas, isso vai fazendo com que se crie uma certa aversão às reuniões. 

Uma das formas de ajudar a organizar o sistema de reuniões na empresa é começar a estruturá-las como se fossem um produto, definindo resultados esperados, público alvo, pensando em como deixar a reunião cada vez mais produtiva, analisando desempenho e etc. Com essa analogia, separamos alguns pontos que podemos adaptar do processo de construção de produtos para otimizar reuniões:

1. Defina o(s) resultado(s) esperado(s): Uma reunião envolve duas ou mais pessoas que estão investindo seu tempo e energia para alcançar resultados, e como qualquer outro produto, a primeira coisa que devemos considerar é o resultado desejado, ou seja, definir a pauta da reunião e compartilhar com os participantes, assim todos saberão qual assunto da discussão e como poderão contribuir. Se não estiver claro qual o resultado esperado de determinada reunião, talvez seja o momento de repensar se de fato ela deve ser realizada.
2. Como alcançar os resultados: Ao definir quais são os resultados esperados para a reunião, é importante pensar em como alcançar esses resultados. Por exemplo, se o objetivo da reunião é gerar ideias para determinado problema, como podemos criar na reunião um ambiente propício à geração de ideias?. Ou, se preciso de uma reunião de rotina entre os líderes da empresa para alinhamento entre áreas, como eu posso fazer com que todos consigam compartilhar seus reports de forma objetiva?
3. Entender o público: Conhecer quem estará na reunião, quais são suas necessidades, interesses, expectativas, como essa pessoa pode contribuir na reunião e a reunião contribuir para o trabalho dela é de suma importância, com isso evitamos envolver pessoas que não precisam estar em determinados fóruns.
4. Definir um “product meeting manager”: Atribua a cada reunião uma espécie de “gerente de produto”, essa pessoa terá o papel de planejar a reunião, definir seus objetivos, quais os resultados esperados e garantir que esses resultados sejam alcançados.
5. Documentar resultados: Documente qual foi o resultado da reunião para medir se o objetivo foi alcançado e a pauta foi cumprida.
6. Revisar resultados: É importante revisar se as reuniões estão alcançando os resultados desejados, até para entender se elas precisam de melhorias ou se podem ser canceladas.

Seguindo esses pontos, é possível iniciar um sistema de reuniões organizado dentro da empresa, fazendo com que esse tempo seja cada vez mais otimizado, produtivo e evitando que as reuniões acabem virando uma pedra no sapato.

Para refletir: A última reunião que você participou foi realmente produtiva?